DATENSCHUTZERKLÄRUNG FÜR DIE NUTZUNG UNSERER WEBSITES

INFORMATION ÜBER DIE ERHEBUNG PERSONENBEZOGENER DATEN

(1) Im Folgenden informieren wir über die Erhebung personenbezogener Daten bei Nutzung unserer Website. Personenbezogene Daten sind alle Daten, die auf Sie persönlich beziehbar sind, z. B. Name, Adresse, E-Mail-Adressen, Nutzerverhalten. Dadurch möchten wir Sie über unsere Verarbeitungsvorgänge informieren und zugleich den gesetzlichen Pflichten, insbesondere aus der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO), nachkommen.

(2) Verantwortlicher gem. Art. 4 Abs. 7 EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) ist Q-PRINTS&SERVICE gGMBH, Simmlerstraße 10, 75172 Pforzheim, info@q-printsandservice.de. Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter datenschutz@q-printsandservice.de oder unserer Postadresse mit dem Zusatz „der Datenschutzbeauftragte“.

(3) Bei Ihrer Kontaktaufnahme mit uns per E-Mail oder über ein Kontaktformular werden die von Ihnen mitgeteilten Daten (Ihre E-Mail-Adresse, ggf. Ihr Name und Ihre Telefonnummer) von uns gespeichert, um Ihre Fragen zu beantworten. Die in diesem Zusammenhang anfallenden Daten löschen wir, falls die Anfrage einem Vertrag zugeordnet wird, nach den Fristen zur Vertragslaufzeit. Ansonsten löschen wir sie, nachdem die Speicherung nicht mehr erforderlich ist, oder schränken die Verarbeitung ein, falls gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

(4) Falls wir für einzelne Funktionen unseres Angebots auf beauftragte Dienstleister zurückgreifen oder Ihre Daten für werbliche Zwecke nutzen möchten, werden wir diese Dienstleister stets sorgfältig auswählen und überwachen und informieren Sie untenstehend im Detail über die jeweiligen Vorgänge. Dabei nennen wir auch die festgelegten Kriterien der Speicherdauer.

IHRE RECHTE

(1) Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

  • Recht auf Auskunft
  • Recht auf Berichtigung oder Löschung
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
  • Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung
  • Recht auf Datenübertragbarkeit

(2) Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren.

ERHEBUNG PERSONENBEZOGENER DATEN BEI BESUCH UNSERER WEBSITE

(1) Bei der bloß informatorischen Nutzung der Website, also wenn Sie uns nicht anderweitig Informationen
übermitteln, erheben wir nur die personenbezogenen Daten, die Ihr Browser an unseren Server übermittelt. Wenn Sie unsere Website betrachten möchten, erheben wir die folgenden Daten, die für uns technisch erforderlich sind, um Ihnen unsere Website anzuzeigen und die Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten (Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO):

  • IP-Adresse
  • Datum und Uhrzeit der Anfrage
  • Zeitzonendifferenz zur Greenwich Mean Time (GMT)
  • Inhalt der Anforderung (konkrete Seite)
  • Zugriffsstatus/HTTP-Statuscode
  • jeweils übertragene Datenmenge
  • Website, von der die Anforderung kommt
  • Browser
  • Betriebssystem und dessen Oberfläche
  • Sprache und Version der Browsersoftware

(2) Zusätzlich zu den zuvor genannten Daten können bei Ihrer Nutzung unserer Website – bereits jetzt oder in Zukunft– Cookies auf Ihrem Rechner gespeichert werden. Bei Cookies handelt es sich um kleine Textdateien, die auf Ihrer Festplatte dem von Ihnen verwendeten Browser zugeordnet gespeichert werden und durch welche der Stelle, die den Cookie setzt (hier durch uns), bestimmte Informationen zufließen. Cookies können keine Programme ausführen oder Viren auf Ihren Computer übertragen. Sie dienen dazu, das Internetangebot insgesamt nutzerfreundlicher und effektiver zu machen (Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DS-GVO). Grundsätzlich können Sie Cookies über die Einstellungen in Ihrem Browser jederzeit löschen oder von vornherein blocken.

WEITERE FUNKTIONEN UND ANGEBOTE UNSERER WEBSITE

(1) Neben der rein informatorischen Nutzung unserer Website können wir verschiedene Leistungen anbieten, die Sie bei Interesse nutzen können. Dazu müssen Sie in der Regel weitere personenbezogene Daten angeben, die wir zur Erbringung der jeweiligen Leistung nutzen und für die die zuvor genannten Grundsätze zur Datenverarbeitung gelten.

(2) Teilweise bedienen wir uns zur Verarbeitung Ihrer Daten externer Dienstleister. Diese wurden von uns sorgfältig ausgewählt und beauftragt, sind an unsere Weisungen gebunden und werden regelmäßig kontrolliert.

(3) Weiterhin können wir Ihre personenbezogenen Daten an Dritte weitergeben, wenn Aktionsteilnahmen, Gewinnspiele, Vertragsabschlüsse oder ähnliche Leistungen von uns gemeinsam mit Partnern angeboten werden. Nähere Informationen hierzu erhalten Sie bei Angabe Ihrer personenbezogenen Daten oder untenstehend in der Beschreibung des Angebotes.

(4) Soweit unsere Dienstleister oder Partner ihren Sitz in einem Staat außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraumes (EWR) haben, informieren wir Sie über die Folgen dieses Umstands in der Beschreibung des Angebotes.

WIDERSPRUCH ODER WIDERRUF GEGEN DIE VERARBEITUNG IHRER DATEN

(1) Falls Sie eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Daten erteilt haben, können Sie diese jederzeit widerrufen. Ein solcher Widerruf beeinflusst die Zulässigkeit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, nachdem Sie ihn gegenüber uns ausgesprochen haben.

(2) Soweit wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf die Interessenabwägung stützen, können Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen. Dies ist der Fall, wenn die Verarbeitung insbesondere nicht zur Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen erforderlich ist, was von uns jeweils bei der nachfolgenden Beschreibung der Funktionen dargestellt wird. Bei Ausübung eines solchen Widerspruchs bitten wir um Darlegung der Gründe, weshalb wir Ihre personenbezogenen Daten nicht wie von uns durchgeführt verarbeiten sollten. Im Falle Ihres begründeten Widerspruchs prüfen wir die Sachlage und werden entweder die Datenverarbeitung einstellen bzw. anpassen oder Ihnen unsere zwingenden schutzwürdigen Gründe aufzeigen, aufgrund derer wir die Verarbeitung fortführen.

(3) Selbstverständlich können Sie der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für Zwecke der Werbung und Datenanalyse jederzeit widersprechen. Über Ihren Werbewiderspruch können Sie uns unter folgenden Kontaktdaten informieren: Q-PRINTS&SERVICE gGMBH, Simmlerstraße 10, 75172 Pforzheim, info@q-printsandservice.de.

DAUER DER SPEICHERUNG VON PERSONENBEZOGENEN DATEN

Personenbezogene Daten speichern wir gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (z. B. nach handels- und steuerrechtlichen Vorschriften). Nach Ablauf dieser Fristen werden die Daten gelöscht, es sei denn, sie sind weiterhin zur Erfüllung eines Vertrags erforderlich oder es besteht ein berechtigtes Interesse an ihrer weiteren Speicherung.

NUTZUNG DER BLOG-FUNKTIONEN

In unserem Blog veröffentlichen wir verschiedene Beiträge zu Themen rund um unsere Tätigkeiten.

NEWSLETTER

(1) Mit Ihrer Einwilligung können Sie unseren Newsletter abonnieren, mit dem wir Sie über unsere aktuellen interessanten Angebote informieren. Die beworbenen Waren und Dienstleistungen sind in der Einwilligungserklärung benannt.

(2) Für die Anmeldung zu unserem Newsletter verwenden wir das sog. Double-opt-in-Verfahren. Das heißt, dass wir Ihnen nach Ihrer Anmeldung eine E-Mail an die angegebene E-Mail-Adresse senden, in welcher wir Sie um Bestätigung bitten, dass Sie den Versand des Newsletters wünschen. Wenn Sie Ihre Anmeldung nicht innerhalb von 24 Stunden bestätigen, werden Ihre Informationen gesperrt und nach einem Monat automatisch gelöscht. Darüber hinaus speichern wir jeweils Ihre eingesetzten IP-Adressen und Zeitpunkte der Anmeldung und Bestätigung. Zweck des Verfahrens ist, Ihre Anmeldung nachweisen und ggf. einen möglichen Missbrauch Ihrer persönlichen Daten aufklären zu können.

(3) Pflichtangabe für die Übersendung des Newsletters ist allein Ihre E-Mail-Adresse. Die Angabe weiterer, gesondert markierter Daten ist freiwillig und wird verwendet, um Sie persönlich ansprechen zu können. Nach Ihrer Bestätigung speichern wir Ihre E-Mail-Adresse zum Zweck der Zusendung des Newsletters. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DS-GVO.

(4) Ihre Einwilligung in die Übersendung des Newsletters können Sie jederzeit widerrufen und den Newsletter abbestellen. Den Widerruf können Sie durch Klick auf den in jeder Newsletter-E-Mail bereitgestellten Link, per E-Mail an mailto:info@q-printsandservice.de oder durch eine Nachricht an die im Impressum angegebenen Kontaktdaten erklären.

SOCIAL MEDIA UND DRITTANBIETER

SOCIAL MEDIA

(1) Wir setzen derzeit folgende Social-Media-Plug-ins ein und/oder verlinken auf folgende Social-Media-Plattform-Anbieter: Facebook, Instagram, LinkedIn, WhatsApp. Bei Plug-ins nutzen wir die sog. Zwei-Klick-Lösung. Das heißt, wenn Sie unsere Seite besuchen, werden zunächst grundsätzlich keine personenbezogenen Daten an die Anbieter der Plug-ins weitergegeben. Den Anbieter des Plug-ins erkennen Sie über die Markierung auf dem Kasten über seinen Anfangsbuchstaben oder das Logo. Wir eröffnen Ihnen die Möglichkeit, über den Button direkt mit dem Anbieter des Plug-ins zu kommunizieren. Nur wenn Sie auf das markierte Feld klicken und es dadurch aktivieren, erhält der Plug-in-Anbieter die Information, dass Sie die entsprechende Website unseres Online-Angebots aufgerufen haben. Zudem werden in diesem Fall die unter dem Abschnitt ERHEBUNG PERSONENBEZOGENER DATEN BEI BESUCH UNSERER WEBSITE (Absatz 1) genannten Daten übermittelt. Bei reinen Verlinkungen zu Social-Media-Plattformanbietern werden die unter dem Abschnitt ERHEBUNG PERSONENBEZOGENER DATEN BEI BESUCH UNSERER WEBSITE (Absatz 1) genannten Daten erst nach Klicken des Links an den Anbieter übermittelt. Da der Plug-in-Anbieter die Datenerhebung insbesondere über Cookies vornimmt, empfehlen wir Ihnen, vor dem Klick auf den ausgegrauten Kasten über die Sicherheitseinstellungen Ihres Browsers alle Cookies zu löschen.

(2) Wir haben weder Einfluss auf die erhobenen Daten und Datenverarbeitungsvorgänge, noch sind uns der volle Umfang der Datenerhebung, die Zwecke der Verarbeitung, die Speicherfristen bekannt. Auch zur Löschung der erhobenen Daten durch den jeweiligen Anbieter liegen uns keine Informationen vor.

(3) Der Plug-in-Anbieter speichert die über Sie erhobenen Daten als Nutzerprofile und nutzt diese für Zwecke der Werbung, Marktforschung und/oder bedarfsgerechten Gestaltung seiner Website. Eine solche Auswertung erfolgt insbesondere (auch für nicht eingeloggte Nutzer) zur Darstellung von bedarfsgerechter Werbung und um andere Nutzer des sozialen Netzwerks über Ihre Aktivitäten auf unserer Website zu informieren. Ihnen steht ein Widerspruchsrecht gegen die Bildung dieser Nutzerprofile zu, wobei Sie sich zur Ausübung dessen an den jeweiligen Plug-in-Anbieter wenden müssen. Über die Plug-ins bieten wir Ihnen die Möglichkeit, mit den sozialen Netzwerken und anderen Nutzern zu interagieren, so dass wir unser Angebot verbessern und für Sie als Nutzer interessanter ausgestalten können. Rechtsgrundlage für die Nutzung der Plug-ins und der Nutzung von Social-Media-Plattformen inklusive der Verlinkung auf diese ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO. Sollte darüber hinaus eine Einwilligung zur Nutzung von Cookies erforderlich sein, werden wir Sie an gegebener Stelle zur Abgabe Ihrer Einwilligung auffordern. Im Falle der Nutzung von Cookies aufgrund Ihrer Einwilligung ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DS-GVO.

(4) Die Datenweitergabe bei der Nutzung von Social-Media-Plug-ins erfolgt unabhängig davon, ob Sie ein Konto bei dem Plug-in-Anbieter besitzen und dort eingeloggt sind. Wenn Sie bei dem Plug-in-Anbieter eingeloggt sind, werden Ihre bei uns erhobenen Daten direkt Ihrem beim Plug-in-Anbieter bestehenden Konto zugeordnet. Wenn Sie den aktivierten Button betätigen und z. B. die Seite verlinken, speichert der Plug-in-Anbieter auch diese Information in Ihrem Nutzerkonto und teilt sie Ihren Kontakten öffentlich mit. Wir empfehlen Ihnen, sich nach Nutzung eines sozialen Netzwerks regelmäßig auszuloggen, insbesondere jedoch vor Aktivierung des Buttons, da Sie so eine Zuordnung zu Ihrem Profil bei dem Plug-in-Anbieter vermeiden können.

(5) Weitere Informationen zu Zweck und Umfang der Datenerhebung und ihrer Verarbeitung durch den Anbieter erhalten Sie in den im Folgenden mitgeteilten Datenschutzerklärungen dieser Anbieter. Dort erhalten Sie auch weitere Informationen zu Ihren diesbezüglichen Rechten und Einstellungsmöglichkeiten zum Schutze Ihrer Privatsphäre.

(6) Weitere Angaben zu den jeweiligen Plug-in-Anbietern und URL mit deren Datenschutzhinweisen:

Nach Angaben von Facebook werden in Deutschland die IP-Adressen sofort nach Erhebung anonymisiert. Wir können nicht ausschließen, dass personenbezogene Daten von Ihnen an den jeweiligen Anbieter übermittelt und dort (bei US-amerikanischen Anbietern in den USA) gespeichert werden. Weitere Informationen zu Zweck und Umfang der Datenerhebung und ihrer Verarbeitung durch den Anieter erhalten Sie hier: Meta Platforms Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Dublin 2, Ireland, https://www.facebook.com/terms?ref=pf und http://www.facebook.com/policy.php.

Meta Platforms, Inc. hat sich dem EU-US Data Privacy Framework unterworfen,
https://www.dataprivacyframework.gov/list. Zudem wird standardmäßig der META-VERTRAGSZUSATZ FÜR DIEÜBERMITTLUNG EUROPÄISCHER DATEN (https://www.facebook.com/legal/EU_data_transfer_addenDum) mit dem Anbieter abgeschlossen.

Nach Angaben von Instagram werden in Deutschland die IP-Adressen sofort nach Erhebung anonymisiert. Wir können nicht ausschließen, dass personenbezogene Daten von Ihnen an den jeweiligen Anbieter übermittelt und dort (bei US-amerikanischen Anbietern in den USA) gespeichert werden. Weitere Informationen zu Zweck und Umfang der Datenerhebung und ihrer Verarbeitung durch den Anieter erhalten Sie hier: Meta Platforms Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Dublin 2, Ireland, https://help.instagram.com/155833707900388,
https://www.facebook.com/terms?ref=pf und http://www.facebook.com/policy.php. Meta Platforms, Inc. hat sich dem EU-US Data Privacy Framework unterworfen, https://www.dataprivacyframework.gov/list. Zudem wird standardmäßig der META-VERTRAGSZUSATZ FÜR DIE ÜBERMITTLUNG EUROPÄISCHER DATEN
(https://www.facebook.com/legal/EU_data_transfer_addenDum) mit dem Anbieter abgeschlossen.

LinkedIn Corporation, 2029 Stierlin Court, Mountain View, California 94043, USA;
http://www.linkedin.com/legal/privacy-policy. LinkedIn hat sich dem EU-US Data Privacy Framework unterworfen, https://www.dataprivacyframework.gov/list.

EINSATZ VON MESSENGER-DIENST WHATSAPP

(1) In der Kommunikation mit unseren Kunden nutzen wird Messenger-Dienste, wie z.B. WhatsApp (WhatsApp Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, Ireland, E-Mail: bd@whatsapp.com). Ein Rechtsanspruch auf eine Kommunikation über einen bestimmten Messenger-Dienst besteht aber nicht.

(2) Selbstverständlich ist dieser Service freiwillig und Ihnen steht die schnelle Kontaktaufnahme per Telefon oder E-Mail weiterhin zur Verfügung. Soweit die Kontaktaufnahme per Messenger-Dienst eine Einwilligung voraussetzt, wird diese gesondert eingeholt. Bei der Nutzung entsprechender Apps, z.B. über Ihr Smartphone, können Sie durch den Anbieter um Erlaubnis zur Verwendung Ihres Adressbuchs, Ihres Kalenders, Ihrer Fotos oder Ihrer Erinnerungen gebeten werden. Wenn Sie die Erlaubnis nicht erteilen, nutzt der jeweilige Drittanbieter diese Daten nicht. Zudem umfassen Angebote entsprechender Anbieter häufig sogenannte Location Based Services, mit welchen Ihnen spezielle Angebote unterbreitet werden, die auf Ihren jeweiligen Standort zugeschnitten sind. Diese Funktionen können Sie erst nutzen, nachdem Sie über ein Pop-up zugestimmt haben, dass der jeweilige Anbieter zu Zwecken der Leistungserbringung Ihre Standortdaten mittels GPS und Ihre IP-Adresse in anonymisierter Form erheben kann. Weiterhin gehen wir davon aus, dass die von uns eingesetzten Messenger-Dienste die von Ihnen übertragenen Daten im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen erheben, speichern und löschen. Weitere Informationen zu Zweck und Umfang der Datenerhebung und ihrer Verarbeitung durch den Drittanbieter erhalten Sie in den Datenschutzerklärungen des Anbieters. Dort erhalten Sie auch weitere Informationen zu Ihren diesbezüglichen Rechten und Einstellungsmöglichkeiten zum Schutze Ihrer Privatsphäre, im Fall von WhatApp abrufbar unter https://www.whatsapp.com/legal/#terms-of-service. Wir nutzen ausschließlich Messenger-Dienste, die ein ausreichendes Schutzniveau erreichen. Im Fall von WhatsApp werden Ihre personenbezogenen Daten zwar auch in den USA verarbeitet, WhatsApp hat sich aber dem EU-US Data Privacy Framework unterworfen, https://www.dataprivacyframework.gov/list. Zudem sichert WhatsApp das Datenschutzniveau durch Einbeziehung von Standard-Vertragsklauseln, deren Inhalt unter
https://www.whatsapp.com/legal/business-data-transfer-addendum/?lang=de einsehbar sind. Rechtsgrundlage für die Nutzung der Messenger-Dienste ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f (berechtigtes Interesse) oder lit. a (Einwilligung) DS-GVO.

DATENSCHUTZHINWEIS FÜR DIE VERARBEITUNG PERSONENBEZOGENER DATEN AUSSERHALB UNSERER WEBSITES

Datenschutzhinweise für Bewerbende

(1) Wir verarbeiten personenbezogene Daten von Bewerber*innen ausschließlich zum Zweck der Durchführung des Bewerbungsverfahrens. Die Erhebung und Speicherung sowie Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Bewerbungsdaten im Sinne der Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) ist zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen sowie zur Wahrung der berechtigten Interessen, insbesondere zur Durchführung von Bewerbungsverfahren, erforderlich. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b und lit. f DS-GVO. Soweit Bewerber*innen eine Einwilligung erteilt haben, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DS-GVO. Eine Verpflichtung, evtl. erforderliche Einwilligungen zu erteilen, besteht nicht und erteilte Einwilligungen können jederzeit – einzeln oder insgesamt – für die Zukunft widerrufen werden. In diesem Fall werden die aufgrund einer Einwilligung erhobenen und gespeicherten Daten gelöscht.

(2) Die Daten der Bewerber*innen werden grundsätzlich gelöscht, sobald der Zweck ihrer Verarbeitung entfällt. Dies ist der Fall, wenn ein Bewerbungsverfahren abgeschlossen ist, spätestens nach 6 Monate. Das gilt dann nicht, wenn darüber hinausgehende, gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen oder eine Einwilligung für eine längere Speicherung von Bewerbungsdaten erteilt wurde.

Datenschutzhinweise zur Videoüberwachung

(1) Wir setzen eine Videoüberwachungsanlage zur Wahrung unserer berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO ein. Die Videoüberwachung erfolgt ausschließlich in bestimmten, risikobehafteten Bereichen unseres Betriebs- und Firmengeländes. Dies betrifft insbesondere Kassenbereiche, die Lagerbestände, den Zugang zum Kellergewölbe (Goldener Anker) sowie den Pavillonbereich (Goldener Anker). Die Videoüberwachung dient dem Schutz unseres Eigentums, der Sicherung unserer Lagerbestände sowie der Vorbeugung und Aufklärung von Diebstählen und sonstigen Straftaten. Darüber hinaus verfolgen wir mit der Videoüberwachung das Ziel, unser Hausrecht wahrzunehmen und die Sicherheit der auf unserem Gelände befindlichen Personen zu gewährleisten.

(2) Die erhobenen Bilddaten werden ausschließlich für die genannten Zwecke verarbeitet. Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling findet nicht statt. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich innerhalb der Europäischen Union. Eine Übermittlung an Drittländer oder internationale Organisationen ist nicht vorgesehen.

(3) Die gespeicherten Videodaten werden grundsätzlich nach spätestens 72 Stunden automatisch gelöscht, sofern kein konkreter sicherheitsrelevanter Vorfall eine längere Speicherung erforderlich macht, beispielsweise zur Übergabe an Strafverfolgungsbehörden. Im Verdachtsfall erfolgt eine Weitergabe der Daten ausschließlich an die zuständigen Ermittlungsbehörden.

(4) Betroffene Personen haben das Recht, von dem Verantwortlichen eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden. Ist dies der Fall, besteht ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten sowie auf die in Art. 15 DSGVO im Einzelnen aufgeführten Informationen. Weiterhin besteht das Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten und gegebenenfalls auf Vervollständigung unvollständiger Daten gemäß Art. 16 DSGVO. Unter den Voraussetzungen des Art. 17 DSGVO kann die Löschung der personenbezogenen Daten verlangt werden. Darüber hinaus besteht das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO sowie das Recht, aus Gründen, die sich aus der besonderen Situation der betroffenen Person ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen. Der Verantwortliche verarbeitet die personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, es können zwingende schutzwürdige Gründe nachgewiesen werden, die die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

(5) Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs besteht für jede betroffene Person das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn sie der Ansicht ist, dass die Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die Datenschutzgrundverordnung verstößt. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist: Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Postfach 10 29 32, 70025 Stuttgart, Tel.: 0711/615541-0, Fax: 0711/615541-15, E-Mail: poststelle@lfdi.bwl.de.

Sicherstellung der Informationspflichten zum Schutz personenbezogener Daten von Teilnehmenden

Warum erhalten Sie diese Informationen?

Die Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten ist eine wichtige Aufgabe, die wir mit größter Sorgfalt durchführen. Diese Informationen sollen Ihnen in klarer und einfacher Sprache erklären:

  • Welche Daten wir von Ihnen verarbeiten.
  • Warum wir Ihre Daten benötigen.
  • Welche Rechte Sie haben.

Unsere einfache Sprache bedeutet nicht, dass wir Sie unterschätzen. Wir möchten sicherstellen, dass jede*r verstehen kann, wie wir mit Ihren Daten umgehen. Datenschutz ist eine komplexe Materie, und wir glauben, dass klare Worte allen helfen.

  1. Allgemeine Informationen zur Datenverarbeitung

1.1 Verantwortliche Stelle

Die verantwortliche Stelle für die Verarbeitung Ihrer Daten ist:

Q-PRINTS&SERVICE gGMBH
Simmlerstraße 10
75172 Pforzheim
E-Mail: mailto:info@q-printsandservice.de

Wenn Sie Fragen zum Datenschutz haben oder wissen möchten, welche Daten wir über Sie gespeichert haben, können Sie sich an unseren Datenschutzbeauftragten wenden:

Datenschutzbeauftragter Dr. Dominik Güneri
E-Mail: mailto:datenschutz@q-printsandservice.de

Wir nehmen den Schutz Ihrer Daten sehr ernst und sorgen dafür, dass alle Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) eingehalten werden.

1.2 Zweck der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten Ihre persönlichen Daten aus mehreren Gründen, damit wir unsere sozialen Dienstleistungen für Sie erbringen können. Dabei achten wir darauf, Ihre Daten nur so zu verwenden, wie es wirklich nötig ist.

Die wichtigsten Zwecke sind:

  • Verwaltung von Teilnehmenden: Damit wir mit Ihnen in Kontakt bleiben und die Teilnahme an unseren Maßnahmen oder Projekten organisieren können.
  • Erbringung unserer Leistungen: Damit wir die Unterstützung und Angebote bereitstellen können, die Sie benötigen.
  • Erfüllung spezifischer Projektanforderungen: In bestimmten Projekten, wie z. B. der beruflichen Mobilität oder internationalen Kooperationen, werden Ihre Daten verwendet, um Anträge, Förderungen oder Leistungen gegenüber nationalen und internationalen Stellen nachzuweisen.
  • Begleitung und Unterstützung in der Ausbildung: Im Rahmen der Ausbildungsbegleitung verarbeiten wir Ihre Daten, um Sie bei der Suche nach einem Ausbildungsplatz zu unterstützen, Herausforderungen während der Ausbildung zu bewältigen und Ihren Ausbildungsfortschritt zu dokumentieren. Zudem werden Ihre Daten genutzt, um den Austausch mit Betrieben und Ausbildungsstellen zu erleichtern, mit dem Ziel, Ihre berufliche Entwicklung zu fördern und Ausbildungsabbrüche zu vermeiden.
  • Dokumentation von Begleitungszielen und Beratungsvorgängen: Die Verarbeitung dient auch der Ableitung von Begleitungszielen und der Dokumentation im Kontext von Ausbildungsbegleitung und Beratung.
  • Abrechnung und Dokumentation: Damit wir gegenüber Fördermittelgeber*innen oder Partner*innen nachweisen können, welche Leistungen wir erbracht haben.
  • Weitere Nachweis gegenüber Fördermittelgeberinnen und Auftraggeberinnen: Wir verarbeiten Ihre Daten, um die im Rahmen von Förderprogrammen oder Ausschreibungsverfahren erforderlichen Nachweise zu erbringen. Dies kann die Dokumentation von Maßnahmen und deren Ergebnissen sowie die Erstellung und Übermittlung von Berichten umfassen.
  • Statistische Zwecke und Berichterstattung: Daten werden für statistische Auswertungen und Berichterstattungen an Fördermittelgeber*innen, z. B. Ministerien, verwendet.
  • Kommunikation: Damit wir Sie über wichtige Informationen oder Änderungen in unseren Angeboten informieren können.
  • Evaluation und Finanzierung: Damit wir die Wirksamkeit unserer Maßnahmen analysieren, Zielgruppen besser verstehen und die Zielerreichung nachweisen können. Dies hilft uns auch, Fördermittel zu beantragen und die Finanzierung bestehender Projekte sicherzustellen.

Wir verarbeiten Ihre Daten nur zu diesen Zwecken und beachten dabei stets alle gesetzlichen Vorgaben.

1.3 Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt auf Grundlage der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Es gibt verschiedene rechtliche Gründe, warum wir Ihre Daten verarbeiten dürfen:

  1. Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO):

Wir verarbeiten Ihre Daten, weil dies notwendig ist, um unsere sozialen Dienstleistungen für Sie erbringen zu können. Dazu gehört beispielsweise die Organisation Ihrer Teilnahme an unseren Projekten oder Maßnahmen.

  1. Rechtliche Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO):

Wir müssen bestimmte Daten verarbeiten, weil das Gesetz uns dazu verpflichtet. Das gilt zum Beispiel für steuerliche und sozialrechtliche Vorgaben, die wir bei unseren Projekten einhalten müssen.

  1. Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO):

Wir haben ein berechtigtes Interesse daran, unsere Leistungen zu dokumentieren und gegenüber Fördermittelgeber*innen oder Partner*innen nachzuweisen. Dabei achten wir darauf, dass Ihre Rechte und Interessen immer geschützt bleiben.

  1. Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO):

Für bestimmte Verarbeitungen, wie die Nutzung Ihrer Daten für Fotos oder spezielle Zwecke, fragen wir Sie ausdrücklich um Ihre Zustimmung. Sie können diese Einwilligung jederzeit widerrufen.

Falls Sie Fragen zu diesen Rechtsgrundlagen haben, können Sie sich gerne an unseren Datenschutzbeauftragten wenden.

  1. Kategorien personenbezogener Daten

2.1 Arten der verarbeiteten Daten

Wir verarbeiten nur die Daten, die wir wirklich brauchen, um unsere sozialen Dienstleistungen zu erbringen. Diese Daten können in zwei Kategorien eingeteilt werden:

  1. Allgemeine personenbezogene Daten:
  • Stammdaten: Name, Vorname, Geburtsdatum, Adresse, Telefonnummer und E-Mail-Adresse
  • Teilnahmedaten: Informationen über Ihre Teilnahme an unseren Maßnahmen oder Projekten, z. B. Beginn und Ende der Teilnahme, Teilnahmebescheinigungen oder Zielvereinbarungen.
  • Abrechnungsdaten: Daten, die zur Abrechnung mit Fördermittelgeber*innen oder Partnerinnen notwendig sind, z. B. Nachweise über erbrachte Leistungen.
  • Kommunikationsdaten: Informationen, die Sie uns im Rahmen von Gesprächen, E-Mails oder anderen Kommunikationswegen mitteilen.
  1. Besondere Kategorien personenbezogener Daten:
  • Gesundheitsdaten: Zum Beispiel Diagnosen oder medizinische Empfehlungen, die für die Teilnahme an bestimmten Maßnahmen relevant sein können.
  • Sozialdaten: Zum Beispiel Angaben zu sozialrechtlichen Ansprüchen oder Hilfebedarf, die im Rahmen der Maßnahmen bearbeitet werden.
  • Weitere sensible Daten gemäß Art. 9 DSGVO: Daten, die Rückschlüsse auf ethnische Herkunft, religiöse Überzeugungen oder andere besonders schützenswerte Informationen zulassen.

Für die Verarbeitung dieser sensiblen Daten holen wir immer Ihre gesonderte Einwilligung ein. Ohne Ihre Zustimmung werden diese Daten nicht verarbeitet.

2.2 Speicherdauer und Löschung

Wir speichern Ihre Daten nur so lange, wie wir sie für die genannten Zwecke benötigen. Danach werden die Daten sicher gelöscht oder anonymisiert.

  1. Allgemeine Speicherfristen:
  • Teilnahmedaten: Ihre personenbezogenen Daten werden für die Dauer der Maßnahme gespeichert und anschließend für bis zu 10 Jahre archiviert. Diese Frist ergibt sich aus den gesetzlichen Verjährungsfristen gemäß §§ 195, 199 BGB, um möglichen Haftungsansprüchen gerecht zu werden.
  • Abrechnungsdaten: Diese werden gemäß den gesetzlichen Vorgaben, z. B. nach steuer- oder sozialrechtlichen Vorschriften, für mindestens sechs Jahre aufbewahrt.
  1. Sensible Daten:

Besondere Kategorien personenbezogener Daten (z. B. Gesundheitsdaten) werden direkt nach dem Ende der Maßnahme gelöscht, sofern keine längeren gesetzlichen oder vertraglichen Aufbewahrungsfristen bestehen.

  1. Projektspezifische Aufbewahrungsfristen:

In einigen Fällen verlangen Fördermittelgeber*innen oder Partnerinnen längere Aufbewahrungsfristen für bestimmte Daten. Diese Fristen sind in den jeweiligen Verträgen geregelt. Sobald diese Fristen abgelaufen sind, werden die Daten gelöscht.

  1. Ausnahme von der Löschung:

Es gibt Fälle, in denen wir Ihre Daten länger speichern müssen, z. B. wenn rechtliche oder vertragliche Verpflichtungen bestehen. In solchen Fällen informieren wir Sie entsprechend.

  1. Übermittlung von Daten an Dritte

3.1 Empfänger von Daten

Wir geben Ihre Daten nur weiter, wenn dies unbedingt notwendig ist. Dabei achten wir darauf, dass Ihre Daten immer geschützt bleiben. Folgende Empfänger*innen können Ihre Daten erhalten:

  1. Interne Empfänger*innen:
  • Mitarbeitende von Q-PRINTS&SERVICE gGMBH, die direkt mit der Durchführung der Maßnahme oder des Projekts betraut sind.
  • Fach- und Projektleitungen, die Ihre Daten für die Organisation und Dokumentation benötigen.
  1. Externe Empfänger*innen:
  • Fördermittelgeber*innen und Vertragspartner*innen: Wenn es für die Abrechnung oder Nachweise erforderlich ist, geben wir Daten an die Institutionen weiter, die unsere Maßnahmen fördern oder finanzieren.
  • Anonymisierte Datenweitergabe: Für bestimmte Zwecke, wie die Evaluation oder Berichterstattung an Fördermittelgeber*innen, können Daten in anonymisierter Form weitergegeben werden. Diese anonymisierten Daten lassen keinen Rückschluss auf Ihre Person zu und dienen ausschließlich statistischen oder analytischen Zwecken.
  • Dienstleister*innen: Für technische Unterstützung oder IT-Dienste, z. B. bei der Verwaltung unserer Systeme oder der Speicherung von Daten. Beispiele: IT-Dienstleisterinnen, Steuerberaterinnen oder Buchhaltungsbüros.
  • Behörden: Wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind, z. B. Sozialversicherungsträger, Finanzämter oder andere öffentliche Stellen.
  • Ministerien (z. B. Ministerium für Wirtschaft, Arbeit und Wohnungsbau Baden-Württemberg) und beauftragte Evaluatorinnen, jedoch anonymisiert für statistische Zwecke.
  1. Besondere Hinweise:
  • In einigen Fällen können auch Kooperationspartner*innen, wie z. B. Jobcenter oder Sozialdienststellen, Ihre Daten erhalten, wenn dies für die Durchführung der Maßnahme notwendig ist.
  • Sensible Daten (z. B. Gesundheitsdaten) werden nur weitergegeben, wenn Sie vorher ausdrücklich eingewilligt haben.

Wir achten darauf, dass alle externen Empfänger*innen Ihre Daten nur im Rahmen der geltenden Datenschutzgesetze verarbeiten und strenge Vertraulichkeitsvereinbarungen einhalten.

3.2 Voraussetzungen und Zulässigkeit der Datenübermittlung

Wir geben Ihre Daten nur dann an Dritte weiter, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind. Dabei halten wir uns streng an die Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).

  1. Rechtliche Grundlagen für die Datenübermittlung:
  • Vertragliche Erfüllung: Die Weitergabe ist notwendig, um unsere Verpflichtungen aus der Maßnahme oder dem Projekt zu erfüllen. Beispiel: Abrechnungen mit Fördermittelgeber*innen oder die Zusammenarbeit mit Kooperationspartner*innen.
  • Gesetzliche Vorgaben: Wir übermitteln Ihre Daten, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind, z. B. an Sozialversicherungsträger oder das Finanzamt.
  • Einwilligung: Für bestimmte Daten, z. B. Gesundheitsdaten, holen wir Ihre ausdrückliche Zustimmung ein, bevor wir diese weitergeben.
  1. Schutz Ihrer Daten bei der Übermittlung:

Wir wählen unsere Partnerinnen und Dienstleisterinnen sorgfältig aus. Externe Empfänger*innen müssen sich an unsere Datenschutzvorgaben halten und sind an Vertraulichkeitsvereinbarungen gebunden. Daten werden nur über sichere Kommunikationswege weitergegeben, z. B. verschlüsselte E-Mails oder gesicherte Online-Systeme.

  1. Keine unbefugte Weitergabe:

Ihre Daten werden niemals zu Werbezwecken oder ohne Ihre Zustimmung an unbeteiligte Dritte weitergegeben. Sensible Daten (z. B. Gesundheitsdaten) werden nur im Rahmen Ihrer ausdrücklichen Einwilligung verarbeitet und übermittelt.

  1. Anonymisierte Datenübermittlung:

In einigen Fällen können wir Daten in anonymisierter Form weitergeben, beispielsweise für statistische Zwecke oder Berichterstattungen an Fördermittelgeber*innen. Diese anonymisierten Daten enthalten keine Informationen, die Rückschlüsse auf Ihre Person zulassen, und werden ausschließlich für den festgelegten Zweck verwendet.

Falls Sie Fragen zur Weitergabe Ihrer Daten haben oder wissen möchten, an wen Ihre Daten übermittelt wurden, können Sie sich jederzeit an unseren Datenschutzbeauftragten wenden.

  1. Rechte der Betroffenen

4.1 Recht auf Auskunft und Einsicht

Sie haben das Recht zu erfahren, welche Daten wir über Sie gespeichert haben und wie wir diese Daten verarbeiten.

  1. Ihr Auskunftsrecht umfasst:
  • Art der Daten: Eine Übersicht darüber, welche personenbezogenen Daten wir von Ihnen gespeichert haben, z. B. Stammdaten, Teilnahmedaten oder Abrechnungsdaten.
  • Zweck der Verarbeitung: Eine Erklärung, warum wir Ihre Daten benötigen und wie wir sie verwenden.
  • Empfänger*innen: Informationen darüber, ob und an wen Ihre Daten weitergegeben wurden, z. B. an Fördermittelgeber*innen oder Dienstleister
  • Speicherdauer: Angaben dazu, wie lange Ihre Daten gespeichert werden und wann sie gelöscht werden.
  1. Wie Sie Ihr Auskunftsrecht wahrnehmen können:

Sie können unseren Datenschutzbeauftragten schriftlich oder per E-Mail kontaktieren, um Auskunft über Ihre Daten zu erhalten. Bitte richten Sie Ihre Anfrage an: Dr. Dominik Güneri, Datenschutzbeauftragter, E-Mail: datenschutz@q-printsandservice.de.

  1. Umfang der Auskunft:

Wir stellen Ihnen die angeforderten Informationen kostenlos zur Verfügung. Bei besonders umfangreichen Anfragen behalten wir uns vor, eine angemessene Gebühr zu erheben, sofern dies gesetzlich zulässig ist.

  1. Recht auf Akteneinsicht:

Sie können Einsicht in Ihre Akte verlangen, um alle relevanten Daten einzusehen, die im Zusammenhang mit Ihrer Teilnahme an unseren Projekten gespeichert wurden.

Falls Sie Fragen haben oder Unterstützung bei der Beantragung der Auskunft benötigen, können Sie sich jederzeit an unseren Datenschutzbeauftragten wenden.

4.2 Recht auf Berichtigung und Löschung

Sie haben das Recht, von uns die Berichtigung unrichtiger Daten oder die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.

  1. Recht auf Berichtigung:

Wenn Sie feststellen, dass Ihre Daten falsch oder unvollständig sind, können Sie von uns verlangen, diese zu korrigieren. Beispiel: Wenn Ihr Name, Ihre Adresse oder andere Informationen nicht korrekt gespeichert wurden.

  1. Recht auf Löschung:

Sie können verlangen, dass wir Ihre Daten löschen, wenn der Zweck, für den die Daten verarbeitet wurden, nicht mehr besteht, sie Ihre Einwilligung zur Verarbeitung widerrufen haben und keine andere Rechtsgrundlage für die Verarbeitung besteht, die Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden oder es eine gesetzliche Verpflichtung gibt, die Daten zu löschen.

  1. Einschränkungen beim Recht auf Löschung:

In einigen Fällen können wir Ihre Daten nicht sofort löschen, z. B. wenn gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen (z. B. steuerliche oder sozialrechtliche Vorgaben) oder die Daten für die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigt werden. In solchen Fällen informieren wir Sie, warum eine Löschung nicht möglich ist und wie lange die Daten weiterhin gespeichert werden.

  1. Wie Sie Ihr Recht wahrnehmen können:

Wenn Sie die Berichtigung oder Löschung Ihrer Daten wünschen, wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten Dr. Dominik Güneri, Datenschutzbeauftragter, E-Mail: datenschutz@q-printsandservice.de. Wir prüfen Ihren Antrag schnellstmöglich und informieren Sie über die vorgenommenen Änderungen oder den Grund, falls die Löschung nicht vollständig möglich ist.

4.3 Einschränkung der Verarbeitung

Sie haben das Recht, von uns die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Das bedeutet, dass wir Ihre Daten zwar weiterhin speichern, aber nicht mehr aktiv nutzen oder verarbeiten.

  1. Wann können Sie eine Einschränkung der Verarbeitung verlangen?
  • Wenn Sie die Richtigkeit der Daten anzweifeln: Sie können verlangen, dass wir die Verarbeitung Ihrer Daten einschränken, bis wir die Richtigkeit überprüft haben.
  • Wenn die Verarbeitung unrechtmäßig ist: Statt die Löschung zu verlangen, können Sie die Einschränkung der Verarbeitung wünschen.
  • Wenn wir die Daten nicht mehr benötigen: Sie können verlangen, dass wir Ihre Daten weiterhin speichern, wenn Sie diese für rechtliche Ansprüche benötigen.
  • Wenn Sie Widerspruch eingelegt haben: Während wir prüfen, ob unsere berechtigten Interessen an der Verarbeitung Ihre Interessen überwiegen, können Sie eine Einschränkung verlangen.
  1. Was bedeutet die Einschränkung der Verarbeitung?

Ihre Daten werden während der Einschränkung weder weitergegeben noch verarbeitet. Wir dürfen die Daten nur speichern oder für rechtliche Ansprüche verwenden.

  1. Wie Sie Ihr Recht wahrnehmen können:

Wenn Sie die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten wünschen, wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten: Dr. Dominik Güneri, Datenschutzbeauftragter, E-Mail: datenschutz@q-printsandservice.de.

Wir prüfen Ihren Antrag und informieren Sie über die Einschränkung oder darüber, warum sie in Ihrem Fall nicht möglich ist.

4.4 Widerspruchsrecht, Widerruf von Einwilligungen und Datenübertragbarkeit

  1. Ihr Widerspruchsrecht:

Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten jederzeit widersprechen, wenn eir Ihre Daten auf Basis berechtigter Interessen verarbeiten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) oder wir Ihre Daten für Zwecke der Direktwerbung verwenden.

Wenn Sie widersprechen, verarbeiten wir Ihre Daten nicht mehr, es sei denn es gibt zwingende Gründe für die Verarbeitung, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

  1. Widerruf von Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO):

Wenn Sie uns für bestimmte Verarbeitungen eine Einwilligung gegeben haben, können Sie diese jederzeit widerrufen. Der Widerruf wirkt ab dem Zeitpunkt, an dem Sie ihn erklären. Die Verarbeitung, die vor dem Widerruf stattgefunden hat, bleibt rechtmäßig. Nach Ihrem Widerruf löschen wir die betroffenen Daten, sofern keine andere Rechtsgrundlage für die Verarbeitung besteht.

Wie können Sie Ihre Einwilligung widerrufen?

Sie können den Widerruf formlos erklären, z. B. per E-Mail oder Brief. Bitte richten Sie Ihren Widerruf an unseren Datenschutzbeauftragten Dr. Dominik Güneri, Datenschutzbeauftragter, E-Mail: datenschutz@q-printsandservice.de.

  1. Ihr Recht auf Datenübertragbarkeit:

Sie können verlangen, dass wir Ihnen Ihre personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format bereitstellen, wenn die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung oder auf einem Vertrag beruht (Art. 6 Abs. 1 lit. a oder b DSGVO) und die Verarbeitung automatisiert erfolgt. Wenn technisch möglich, können Sie verlangen, dass wir die Daten direkt an eine andere Organisation übermitteln.

  1. Wie Sie Ihre Rechte wahrnehmen können:

Für Widersprüche, Widerrufe oder Anfragen zur Datenübertragbarkeit wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten Dr. Dominik Güneri, Datenschutzbeauftragter, E-Mail: datenschutz@q-printsandservice.de.

  1. Beschwerderecht

Wenn Sie mit unserer Antwort nicht zufrieden sind oder direkt eine Beschwerde einreichen möchten, können Sie sich an die zuständige Datenschutzbehörde wenden: Landesbeauftragte*r für Datenschutz und Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Königstraße 10a, 70173 Stuttgart, Telefon: +49 (0)711 61 55 41 10, E-Mail: poststelle@lfdi.bwl.de, Website: www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de.

  1. Zusätzliche Hinweise für spezielle Anforderungen

6.1 Aufbewahrungspflichten durch Partnerinnen oder Vertragspartner*innen

In einigen Projekten oder Maßnahmen bestehen besondere Aufbewahrungspflichten, die durch unsere Partnerinnen oder Vertragspartner*innen vorgegeben werden. Diese Anforderungen können dazu führen, dass wir bestimmte personenbezogene Daten länger speichern müssen, als es die allgemeinen gesetzlichen Vorgaben vorsehen. Diese projektspezifischen Anforderungen werden in den jeweiligen Verträgen festgehalten. Wir informieren betroffene Teilnehmer*innen im Einzelfall über solche verlängerten Speicherfristen.

6.2 Besonderheiten bei spezifischen Projekten oder Maßnahmen

Einige unserer Projekte oder Maßnahmen erfordern die Verarbeitung zusätzlicher Daten, die über die allgemein beschriebenen Kategorien hinausgehen.

Beispiele für projektspezifische Besonderheiten:

  • Verarbeitung von Gesundheitsdaten: In Projekten, die medizinische Unterstützung oder psychologische Beratung beinhalten, können zusätzliche Einwilligungen erforderlich sein.
  • Zusammenarbeit mit spezifischen Plattformen oder IT-Systemen: Bestimmte Projekte verlangen die Nutzung von Tools oder Plattformen, die durch unsere Partnerinnen bereitgestellt werden. In solchen Fällen informieren wir die Teilnehmerinnen gesondert über die Verarbeitung ihrer Daten.

6.3 Einwilligung in die Verarbeitung und Weitergabe personenbezogener Daten durch QPS

Wenn Sie Q-PRINTS&SERVICE gGMBH (QPS) Ihre Einwilligung zur Verarbeitung und Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten erteilen, dient dies dem Zweck, Ihre Teilnahme an Projekten und Maßnahmen bei QPS organisatorisch zu ermöglichen, fachlich zu betreuen und gesetzlich nachzuweisen.

Die Einwilligung ermöglicht es QPS, Ihre Daten im Rahmen der Maßnahmedurchführung zu erheben, zu speichern, auszuwerten und – soweit erforderlich – mit intern und extern Beteiligten auszutauschen. Dies umfasst insbesondere:

  • die individuelle Planung und Dokumentation Ihrer Teilnahme,
  • die Koordination zwischen verschiedenen Fachbereichen innerhalb von QPS,
  • die Einhaltung rechtlicher Nachweispflichten gegenüber öffentlichen Stellen.

Ziel ist es, Sie bestmöglich zu fördern und die Maßnahme in Ihrem Sinne umzusetzen.

Hinweis: Die separat erklärte Schweigepflichtentbindung zugunsten von QPS (vgl. Abschnitt 6.4) betrifft ausschließlich die Berechtigung Dritter, vertrauliche Informationen an QPS weiterzugeben – etwa durch medizinisches oder psychosoziales Fachpersonal. Sie ist nicht Teil dieser datenschutzrechtlichen Einwilligung.

Im Rahmen Ihrer Teilnahme an Maßnahmen bei QPS können folgende Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden:

  • Identifikations- und Kontaktdaten: z. B. Name, Geburtsdatum, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse
  • Sozialdaten: z. B. familiäre Verhältnisse, Wohnsituation, wirtschaftlicher Hintergrund, Unterstützungsbedarf
  • Gesundheitsbezogene Angaben: z. B. Beeinträchtigungen, Diagnosen, medizinische Besonderheiten
  • Daten zur Bildungs- oder Erwerbsbiografie: z. B. Schulbildung, berufliche Qualifikationen, Ausbildungsstatus
  • Teilnahmedaten: z. B. Anwesenheitszeiten, Projektdokumentationen, Fortschrittsberichte, Zielvereinbarungen

Sofern diese Daten besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 Abs. 1 DSGVO darstellen (z. B. Gesundheitsinformationen), erfolgt deren Verarbeitung ausschließlich auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO und nur, soweit dies für die Durchführung der Maßnahme erforderlich ist.

Ihre personenbezogenen Daten werden bei QPS nur an Stellen weitergegeben, die für die Durchführung und Organisation Ihrer Maßnahme erforderlich sind. Dabei unterscheiden wir zwischen internen und externen Empfängern:

  • Interne Empfänger: Ihre Daten können innerhalb von QPS zwischen Projektverantwortlichen, Fachbereichen und den Mitarbeitenden ausgetauscht werden, die direkt mit Ihrer Betreuung oder organisatorischen Abläufen befasst sind. Dies ist insbesondere dann erforderlich, wenn ein Projektwechsel oder eine fachbereichsübergreifende Unterstützung erfolgt.
  • Externe Empfänger: Eine Weitergabe Ihrer Daten an externe Stellen erfolgt ausschließlich, wenn dies zur Durchführung der Maßnahme notwendig oder gesetzlich vorgeschrieben ist. Solche Empfänger können insbesondere sein:
    • Jobcenter, Sozialämter oder andere öffentliche Träger,
    • Bildungsträger, Kammern, Schulen oder Ausbildungsbetriebe,
    • Kooperationspartner*innen im Bereich beruflicher Qualifizierung,
    • medizinisches oder psychologisches Fachpersonal, wenn besondere Unterstützungsbedarfe bestehen.

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch QPS im Rahmen Ihrer Teilnahme an Projekten und Maßnahmen beruht auf Ihrer ausdrücklichen Einwilligung.

Je nach Art der verarbeiteten Daten gelten dabei folgende Rechtsgrundlagen:

  • Für die Verarbeitung allgemeiner personenbezogener Daten (z. B. Name, Adresse, Kontaktdaten, Maßnahmendaten): Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung der betroffenen Person
  • Für die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten (z. B. Gesundheitsdaten, Angaben zur ethnischen Herkunft, religiösen Überzeugung oder zum Unterstützungsbedarf): Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO – ausdrückliche Einwilligung der betroffenen Person zur Verarbeitung dieser sensiblen Daten

Die Einwilligung wird von Ihnen schriftlich erteilt, dokumentiert und archiviert. Sie ist freiwillig und kann jederzeit widerrufen werden. Eine Verarbeitung erfolgt nur, soweit die Daten für die Durchführung der Maßnahme erforderlich sind.

Die Erteilung Ihrer Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten durch QPS erfolgt freiwillig. Sie sind weder gesetzlich noch vertraglich verpflichtet, Ihre Einwilligung zu erteilen. Bitte beachten Sie jedoch: Einige Datenverarbeitungen sind für die Durchführung bestimmter Maßnahmen zwingend erforderlich – etwa zur Zusammenarbeit mit dem Jobcenter, zur Erstellung von Qualifizierungsplänen oder zur Dokumentation des Maßnahmeverlaufs. Wenn Sie in diese Verarbeitung nicht einwilligen, kann dies zur Folge haben, dass eine Teilnahme an bestimmten Projekten oder Teilangeboten nicht oder nur eingeschränkt möglich ist. Ihre Entscheidung, ob und in welchem Umfang Sie einwilligen möchten, hat keinen Einfluss auf andere Maßnahmen, bei denen eine Einwilligung nicht erforderlich ist.

Sie haben das Recht, Ihre gegenüber QPS erteilte Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen.

Der Widerruf kann formlos erfolgen, z. B.:

  • schriftlich per Brief,
  • per E-Mail an die im Impressum oder im Einwilligungsformular genannte Adresse,
  • oder persönlich gegenüber dem zuständigen Projektteam.

Ein Widerruf hat keine Rückwirkung auf bereits erfolgte Datenverarbeitungen – diese bleiben rechtmäßig, sofern sie auf Ihrer zuvor erteilten Einwilligung beruhten. Ein Widerruf kann Auswirkungen auf Ihre Teilnahme an der Maßnahme oder auf einzelne Leistungen haben, insbesondere wenn bestimmte Daten für deren Durchführung zwingend erforderlich sind. In einem solchen Fall werden wir Sie über die Konsequenzen des Widerrufs informieren.

QPS dokumentiert Ihre Einwilligung nachvollziehbar – etwa durch Ablage in der Handakte oder elektronische Archivierung (z. B. in Daarwin) – um deren Wirksamkeit im Rahmen der gesetzlichen Rechenschaftspflicht nachweisen zu können.

Die Einwilligung wird in klarer und verständlicher Sprache, getrennt von anderen Erklärungen eingeholt. Informationen zur Datenverarbeitung stehen barrierearm zur Verfügung; auf Wunsch erhalten Sie Erläuterungen in einfacher Sprache oder in Übersetzung.

6.4 Abgabe einer Schweigepflichtentbindung zugunsten von Q-PRINTS&SERVICE gGMBH (QPS)

Für die sozialpädagogische, medizinisch-psychologische oder integrationsbezogene Betreuung im Rahmen von Maßnahmen kann es erforderlich sein, dass QPS bestimmte Informationen erhält, die dem Schutz der gesetzlichen Schweigepflicht unterliegen – z. B. ärztliche Befunde, psychologische Stellungnahmen oder sozialhilferechtliche Angaben.

Solche Informationen dürfen von den jeweiligen Fachpersonen oder Institutionen (z. B. Ärztinnen, Psychologinnen, Sozialdienste, Schulen) nur dann an QPS übermittelt werden, wenn die betroffene Person diese Stellen zuvor ausdrücklich von ihrer Schweigepflicht entbunden hat.

Die Schweigepflichtentbindung stellt somit eine rechtliche Voraussetzung dar, um externen Stellen eine rechtskonforme Übermittlung geschützter Informationen an QPS zu ermöglichen.

Ziel dieser Entbindung ist es, QPS zu befähigen, individuelle Bedarfe besser zu verstehen, Hilfestellungen passgenau zu planen und die Maßnahme in Ihrem Interesse fachlich und rechtlich abgesichert umzusetzen.

Die Schweigepflichtentbindung umfasst ausschließlich solche Informationen, die gesetzlich geschützten Berufsgeheimnissen unterliegen – insbesondere nach § 203 StGB – und ohne ausdrückliche Entbindung nicht an QPS übermittelt werden dürfen.

Dabei handelt es sich typischerweise um folgende Inhalte:

  • Gesundheitsbezogene Informationen, z. B. Diagnosen, Therapieberichte, Medikationspläne oder ärztliche Stellungnahmen,
  • Psychologische oder psychosoziale Befunde, z. B. Einschätzungen zu Belastbarkeit, Verhalten, familiären Situationen oder Unterstützungsbedarfen,
  • Informationen zu sozialen Problemlagen, z. B. Angaben zu Wohnsituation, Suchtverhalten, Schulden oder sozialer Ausgrenzung,
  • Schulische oder berufliche Einschätzungen, z. B. Rückmeldungen über Leistungsstand, Ausbildungsfähigkeit, Integrationshemmnisse oder berufliche Eignung.

Die Entbindung bezieht sich dabei ausschließlich auf solche Informationen, die zur Durchführung der konkreten Maßnahme erforderlich sind und durch die jeweils betroffene externe Fachstelle an QPS übermittelt werden.

Die Schweigepflichtentbindung erstreckt sich auf alle externen Stellen, die gesetzlich zur Verschwiegenheit verpflichtet sind und für die Durchführung oder Dokumentation der Maßnahme gegenüber QPS relevante Informationen bereitstellen.

Dazu zählen insbesondere:

  • Ärztinnen, Psychologinnen und sonstige medizinische oder therapeutische Fachkräfte,
  • Sozialdienste, Jugendämter, Jobcenter und weitere öffentliche Stellen,
  • Schulen, Ausbildungsbetriebe, Kammern, Bildungseinrichtungen und Projektpartner*innen,
  • sonstige Fachstellen, die im Einzelfall zur Umsetzung der Maßnahme eingebunden sind (z. B. Suchtberatung, Schuldnerberatung, Integrationsdienste).

Die Schweigepflichtentbindung erfolgt freiwillig. Es besteht keine gesetzliche Verpflichtung, sie abzugeben.

Bitte beachten Sie jedoch: Ohne diese Entbindung können bestimmte, für die Maßnahme relevante Informationen (z. B. aus medizinischer oder psychologischer Begleitung) nicht an QPS übermittelt werden, was die Durchführung oder den Erfolg der Maßnahme einschränken kann.

Die Entbindung gilt nicht als pauschale Freigabe aller personenbezogenen Daten, sondern verschafft ausgewählten Stellen eine gezielte rechtliche Befugnis, geschützte Informationen ausschließlich an QPS zu übermitteln.

Sie können Ihre Schweigepflichtentbindung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Der Widerruf ist gegenüber QPS zu erklären – schriftlich oder in anderer nachvollziehbarer Form. Bereits erfolgte Übermittlungen bleiben rechtmäßig, sofern sie auf der bis dahin gültigen Entbindung beruhten.

Die Schweigepflichtentbindung betrifft ausschließlich den Informationsfluss von externen, zur Verschwiegenheit verpflichteten Stellen an QPS (z. B. Ärzt*innen, Sozialdienste).

Sie ist nicht identisch mit der Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten durch QPS selbst (vgl. Abschnitt 6.3). Beide Erklärungen sind rechtlich eigenständig, werden getrennt dokumentiert und erfüllen unterschiedliche Funktionen im Maßnahmeverlauf.

6.5 Nutzung digitaler Medien zur Durchführung von Projekten und Maßnahmen

QPS setzt verschiedene digitale Medien ein, um Projekte und Maßnahmen effizient zu organisieren und durchzuführen. Diese digitalen Medien ermöglichen die Kommunikation, die Teilnahme an Workshops, die Durchführung von Beratungen sowie den Zugang zu Lern- und Informationsangeboten.

Die verwendeten digitalen Medien umfassen: Telefon und Handy, E-Mail, WhatsApp, Zoom, Schul.Cloud, Lernplattform „überaus“. Die Nutzung dieser Medien ist ein wesentlicher Bestandteil der Teilnahme an Projekten und Maßnahmen. Dadurch soll eine flexible und effektive Durchführung der Inhalte gewährleistet werden.

Die Datenschutzrichtlinien der verwendeten Dienste können Sie hier einsehen:

QPS verpflichtet sich, die Verarbeitung personenbezogener Daten, insbesondere sensibler Daten gemäß Art. 9 DSGVO, auf das notwendige Maß zu beschränken und sicherzustellen, dass Daten ausschließlich zu Maßnahme- oder Projektzwecken genutzt werden. Accounts werden bei Verdacht auf unbefugte Nutzung oder Missbrauch zu sperren, um den Datenschutz zu gewährleisten. QPS wird sicherstellen, dass die Kommunikation nicht über Server erfolgt, die in Staaten ohne Angemessenheitsbeschluss gemäß Art. 45 DSGVO stehen. Die Verarbeitung erfolgt im Rahmen der DSGVO und unterliegt strengen Datenschutzvorgaben, die regelmäßig überprüft werden.

6.6 Einwilligung zur Veröffentlichung von Fotos und Videos (Teilnehmende)

QPS kann im Rahmen von Projekten und Maßnahmen Fotos und Videos von Teilnehmenden anfertigen und veröffentlichen, um Projekte, Betriebe oder das Unternehmen als Ganzes öffentlich darzustellen und die Zusammenarbeit mit Kundinnen und Partnerinnen zu fördern. Die Aufnahmen können auf der Website, in sozialen Medien, in Präsentationen oder in gedruckten Materialien verwendet werden.

Die Einwilligung umfasst Aufnahmen, auf denen die betroffene Person erkennbar ist. Sie schließt auch die Erkennbarkeit besonderer Merkmale wie ethnischer Herkunft, religiöser Überzeugung oder Gesundheitszustand mit ein, sofern diese auf dem Bildmaterial sichtbar sind. Die Aufnahmen dürfen bearbeitet, zugeschnitten oder mit anderen Inhalten kombiniert werden. Eine namentliche Nennung erfolgt nicht, es sei denn, sie wurde ausdrücklich gewünscht.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist eine freiwillig erteilte Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO. Die Einwilligung kann jederzeit in Textform widerrufen werden. Ab dem Eingang des Widerrufs dürfen betroffene Aufnahmen nicht weiter genutzt werden. Eine Weiterverwendung bereits produzierter und verbreiteter Materialien bleibt für einen Zeitraum von bis zu zehn Jahren zulässig.

Die Aufnahmen werden ausschließlich für die genannten Zwecke verwendet. Eine Weitergabe an externe Dienstleister erfolgt nur, wenn diese im Auftrag von QPS für Fotografie oder Medienproduktion tätig sind. Bei Veröffentlichung auf Plattformen wie Instagram oder YouTube kann es zu einer Datenübermittlung in Drittländer kommen, in denen kein gleichwertiges Datenschutzniveau besteht. Auf dieses Risiko wird im Einwilligungsformular hingewiesen.

Fragen zur Datenverarbeitung oder zur Ausübung des Widerrufsrechts können jederzeit an den Datenschutzbeauftragten oder die zuständige Ansprechperson bei QPS gerichtet werden.

6.7 Übermittlung von Einkommensnachweisen

Im Rahmen bestimmter Projekte und Maßnahmen kann es erforderlich sein, Einkommensnachweise von Teilnehmenden an Leistungs- oder Kostenträger zu übermitteln. Diese Übermittlung erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer freiwilligen und widerrufbaren Einwilligung der betroffenen Person gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Die Übermittlung dient der Abrechnung mit den jeweiligen Leistungs- oder Kostenträgern sowie der Nachweisführung im Rahmen von Förderprogrammen.

Verarbeitet werden ausschließlich die auf den Einkommensnachweisen enthaltenen Daten, wie z. B. Name, Anschrift, Einkommensinformationen und gegebenenfalls weitere Angaben, die für die Abrechnung erforderlich sind.

Die Verarbeitung erfolgt auf Basis Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Die Einkommensnachweise werden für die Dauer der gesetzlichen oder vertraglich festgelegten Aufbewahrungsfristen gespeichert. Die Einwilligung kann jederzeit schriftlich widerrufen werden. Nach einem Widerruf dürfen die Daten nicht weiter für diesen Zweck verwendet werden.

Die Einkommensnachweise werden nur an die zuständigen Leistungs- oder Kostenträger übermittelt. Eine Weitergabe an andere Stellen erfolgt nicht.

6.8 Verarbeitung personenbezogener Daten zur Einholung von Beschäftigungsbestätigungen

Im Rahmen bestimmter Maßnahmen oder Projekte kann es notwendig sein, eine schriftliche Beschäftigungsbestätigung bei Ihrem derzeitigen Arbeitgeber oder Ausbildungsbetrieb einzuholen.

Die Beschäftigungsbestätigung dient der Dokumentation und Nachweisführung gegenüber Fördermittelgeber*innen oder zur Sicherstellung der ordnungsgemäßen Durchführung der Maßnahme.

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt ausschließlich auf Basis Ihrer ausdrücklichen Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen, ohne dass Ihnen daraus Nachteile entstehen.

Für die Einholung einer Beschäftigungsbestätigung verarbeiten wir: Ihren Namen und Ihre Kontaktdaten, die Anschrift und den Namen Ihres aktuellen Arbeitgebers oder Ausbildungsbetriebs, die durch den Arbeitgeber oder Ausbildungsbetrieb bereitgestellte Bestätigung Ihrer Beschäftigung oder Ausbildung.

Empfänger der Daten: Ihr Arbeitgeber oder Ausbildungsbetrieb, ausschließlich zur Anforderung der Beschäftigungsbestätigung, sowie interne Mitarbeitende von QPS, die für die Organisation und Nachweisführung der Maßnahme verantwortlich sind.

Die Daten werden für die Dauer der Maßnahme gespeichert. Nach Beendigung der Maßnahme oder bei Widerruf der Einwilligung werden Ihre Daten gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

6.9 Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit Abtretungserklärungen

Im Rahmen bestimmter Maßnahmen und Projekte kann es erforderlich sein, dass Teilnehmende ihre Ansprüche auf Erstattung projektbezogener Leistungen – etwa für Fahrtkosten oder notwendige Arbeitsmittel – gegenüber öffentlichen Trägern an Q-PRINTS&SERVICE gGMBH (QPS) abtreten. Die Abtretung dient der vereinfachten und rechtssicheren Abwicklung solcher Erstattungen, insbesondere wenn QPS entsprechende Kosten vorfinanziert oder organisatorisch im Rahmen der Maßnahme übernimmt. Dadurch wird eine zügige Erstattung und korrekte Zuordnung der Leistungen sichergestellt.

Zur Durchführung dieser Abtretung verarbeitet QPS personenbezogene Daten der betroffenen Person. Dazu zählen insbesondere der Name und die Kontaktdaten, die Bezeichnung und Kennziffer der Maßnahme sowie gegebenenfalls die Kundennummer bei der Bundesagentur für Arbeit oder dem Jobcenter. Verarbeitet werden darüber hinaus die jeweils betroffenen Ansprüche, deren Höhe und Erstattungszeitraum sowie die dazugehörigen Nachweise und Erklärungen. Zur eindeutigen Identifikation und Abwicklung kann QPS die Maßnahmebezeichnung und die individuelle Kundennummer der betroffenen Person verwenden.

Die Daten werden ausschließlich zur Geltendmachung, Verrechnung und Dokumentation abgetretener Ansprüche verwendet. Empfänger dieser Daten sind – abhängig vom Förderkontext – ausschließlich die jeweils zuständigen Leistungsträger, wie insbesondere die Bundesagentur für Arbeit, das Jobcenter Pforzheim oder vergleichbare Einrichtungen. Innerhalb von QPS erhalten nur diejenigen Mitarbeitenden Zugriff auf die Daten, die mit der Abwicklung, Organisation und Abrechnung der Maßnahme befasst sind.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist die ausdrückliche Einwilligung der betroffenen Person gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in Verbindung mit § 398 BGB. Ergänzend gelten die spezialgesetzlichen Regelungen der Sozialgesetzgebung, insbesondere § 63 SGB III, § 22 Abs. 7 SGB II oder § 16d SGB II.

Die Abtretungserklärung erfolgt freiwillig und kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Der Widerruf ist gegenüber QPS zu erklären und berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitungen oder bereits durchgeführten Verrechnungen. Sollte der Widerruf eine Fortsetzung der Abwicklung erschweren, wird QPS mit der betroffenen Person nach alternativen Lösungen suchen.

Die Daten werden für die Dauer der Maßnahme und darüber hinaus gemäß den jeweils geltenden gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert. Nach deren Ablauf werden die Daten gelöscht, sofern keine weitergehenden rechtlichen Pflichten oder berechtigten Interessen entgegenstehen.

6.10 Datenverarbeitung im Rahmen der Nutzung des Gäste-WLANs

QPS stellt Teilnehmenden und Besucher*innen ein Gäste-WLAN zur Verfügung. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Nutzung dieses Dienstes erfolgt, um die Funktionsfähigkeit und Sicherheit des Netzwerks zu gewährleisten.

Im Rahmen der Bereitstellung des Gäste-WLANs verarbeiten wir:

  • Registrierungsdaten: Name, Vorname und Kontaktdaten, um sicherzustellen, dass der Zugang zu berechtigten Nutzer*innen gewährt wird.
  • Technische Verbindungsdaten: IP-Adresse, MAC-Adresse Ihres Geräts, Zeitpunkt und Dauer der Verbindung sowie übertragene Datenmengen. Diese Daten sind erforderlich, um den Zugang bereitzustellen und die Sicherheit des Netzwerks zu gewährleisten.

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt zur Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen aus der Bereitstellung des Gäste-WLANs gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Darüber hinaus berufen wir uns auf unser berechtigtes Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, das Netzwerk vor Missbrauch zu schützen, Sicherheitsvorfälle zu verhindern und rechtliche Anforderungen zu erfüllen.

Ihre Daten werden ausschließlich für die Bereitstellung und Absicherung des Gäste-WLANs verwendet. In Fällen von Missbrauch oder gesetzlicher Verpflichtung können wir die Daten an zuständige Behörden oder Dienstleister weitergeben. Solche Weitergaben erfolgen jedoch nur im erforderlichen Rahmen und im Einklang mit den geltenden Datenschutzvorgaben.

Die Speicherdauer der Daten hängt von den gesetzlichen und technischen Anforderungen ab. Technische Verbindungsdaten werden in der Regel nach 30 Tagen gelöscht, es sei denn, längere Aufbewahrungsfristen sind gesetzlich vorgeschrieben oder im Falle von Sicherheitsvorfällen erforderlich. Registrierungsdaten werden nach Ablauf der Teilnahme an unseren Projekten gelöscht.

Sicherstellung der Informationspflichten zum Schutz personenbezogener Daten von Mitarbeitenden, Honorarkräften, Praktikant*innen und Ehrenamtlichen

  1. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt zur Begründung, Durchführung und Beendigung des Arbeits-, Honorar- oder Praktikumsverhältnisses sowie der ehrenamtlichen Tätigkeit. Sie dient der Erfüllung gesetzlicher Pflichten, insbesondere arbeits-, sozialversicherungs- und steuerrechtlicher Vorschriften, der internen Kommunikation, der Verwaltung von Zugangsberechtigungen und IT-Systemen, der Organisation von Fortbildungen und Veranstaltungen sowie der Sicherstellung von Arbeitsschutz und betrieblicher Sicherheit. In Projekten mit Fördermitteln ist zudem eine Dokumentation der Tätigkeiten erforderlich.

Die Verarbeitung erfolgt zur Erfüllung eines Vertragsverhältnisses nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Gesetzliche Verpflichtungen zur Datenverarbeitung, insbesondere in den Bereichen Steuer-, Sozialversicherungs- und Arbeitsrecht, ergeben sich aus Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Betriebliche Abläufe, IT-Sicherheitsmaßnahmen sowie Dokumentationspflichten beruhen auf berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Falls eine Einwilligung erforderlich ist, beispielsweise für die Veröffentlichung von Fotos oder Geburtsdaten, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Besondere Kategorien personenbezogener Daten, etwa Gesundheitsdaten für Lohnfortzahlungen oder Angaben zur Schwerbehinderteneigenschaft, werden auf Basis von Art. 9 Abs. 2 lit. b, h oder i DSGVO verarbeitet.

  1. Empfänger der personenbezogenen Daten

Innerhalb von QPS erhalten ausschließlich diejenigen Stellen Zugriff auf personenbezogene Daten, die diese für die genannten Zwecke benötigen. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nur, wenn dies erforderlich ist, beispielsweise an Sozialversicherungsträger, Krankenkassen, Finanzbehörden, Banken zur Gehaltsabrechnung, Berufsgenossenschaften oder Fördermittelgeber und Aufsichtsbehörden im Rahmen projektbezogener Dokumentationen. IT-Dienstleister erhalten Zugriff auf personenbezogene Daten, soweit dies für den Betrieb und die Wartung der IT-Systeme notwendig ist. Eine Übermittlung an Empfänger in Drittstaaten oder internationale Organisationen findet nicht statt.

  1. Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten

Personenbezogene Daten werden während des Arbeits-, Honorar- oder Praktikumsverhältnisses sowie der ehrenamtlichen Tätigkeit gespeichert. Nach Beendigung erfolgt eine Speicherung nur für den gesetzlich oder betrieblich erforderlichen Zeitraum. Steuer- und sozialversicherungsrechtliche Daten werden für sechs bis zehn Jahre aufbewahrt. Bewerbungsunterlagen nicht eingestellter Personen werden sechs Monate nach Abschluss des Auswahlverfahrens gelöscht. Zugangsdaten und IT-Protokolle werden in der Regel für sechs Monate gespeichert, es sei denn, eine längere Speicherung ist erforderlich. Medieninhalte, wie Fotos oder Videos, werden bis zum Widerruf der Einwilligung oder dem Wegfall des Verwendungszwecks gespeichert. Nach Ablauf der jeweiligen Fristen erfolgt eine Löschung oder Anonymisierung der Daten.

  1. Rechte der betroffenen Personen

Mitarbeitende, Honorarkräfte, Praktikant*innen und Ehrenamtliche haben das Recht, Auskunft über ihre gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten. Es besteht das Recht auf Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten, auf Löschung von Daten, soweit keine gesetzlichen Pflichten oder berechtigten Interessen entgegenstehen, sowie auf Einschränkung der Verarbeitung unter bestimmten Voraussetzungen. Daten, die aufgrund einer Einwilligung verarbeitet werden, können jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Darüber hinaus besteht das Recht auf Datenübertragbarkeit und das Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten, insbesondere wenn diese auf berechtigten Interessen von QPS basiert.

  1. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Betroffene Personen haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn sie der Ansicht sind, dass ihre personenbezogenen Daten rechtswidrig verarbeitet wurden. Zuständig ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Königstraße 10a, 70173 Stuttgart, erreichbar per E-Mail unter poststelle@lfdi.bwl.de oder über die Website www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de.

  1. Automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling

Es erfolgt keine automatisierte Entscheidungsfindung oder ein Profiling gemäß Art. 22 DSGVO.

  1. Veröffentlichung des Geburtsdatums

QPS verarbeitet das Geburtsdatum von Mitarbeitenden ausschließlich auf Grundlage einer freiwilligen Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Daten werden genutzt, um Geburtstage im Verwaltungskalender zu vermerken und – falls gewünscht – dem jeweiligen Team oder über das Intranet mitzuteilen.

Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. In diesem Fall erfolgt keine weitere Veröffentlichung des Geburtsdatums, und bereits gespeicherte Daten werden unverzüglich für diesen Zweck gelöscht.

  1. Veröffentlichung von Fotos und Videos

Mitarbeitende, Honorarkräfte, Praktikant*innen und Ehrenamtliche können in die Veröffentlichung von Fotos und Videos für Zwecke der Unternehmensdarstellung von QPS einwilligen. Diese Einwilligung kann jederzeit in Textform, beispielsweise per Brief oder E-Mail, mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Nach einem Widerruf werden betroffene Fotos oder Videos unverzüglich aus dem Internetangebot von QPS entfernt und nicht mehr für neue Drucksachen verwendet.

Fotos oder Videos, die ausschließlich zur allgemeinen Illustration dienen, in denen die betroffene Person nicht besonders herausgestellt wird, bleiben auch nach Beendigung des Arbeits-, Honorar- oder Praktikumsverhältnisses oder der ehrenamtlichen Tätigkeit bestehen. Aufgrund des arbeitsvertraglichen Rücksichtnahmegebots müssen Mitarbeitende in diesen Fällen ausdrücklich die Einwilligung widerrufen und dabei einen besonderen Grund angeben, der über die Beendigung des Arbeitsverhältnisses hinausgeht.

Für Präsentationsvideos, die im Rahmen von Unternehmensdarstellungen erstellt wurden, gilt eine 10-jährige Auswertungszeit. Auch nach einem wirksamen Widerruf kann QPS diese Inhalte während dieser üblichen Verwendungsdauer weiterhin nutzen.

Die Erstellung und Nutzung der Aufnahmen erfolgt ausschließlich zu den oben genannten Zwecken. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO, da die Verarbeitung dem berechtigten Interesse von QPS an einer professionellen Außendarstellung und der Steigerung der Service-Qualität dient. Personenbezogene Daten werden in Form von Foto- und Videoaufnahmen sowie ergänzend durch dienstliche Kontaktdaten wie Name, Funktion, dienstliche Telefonnummer und dienstliche E-Mail-Adresse verarbeitet.

QPS kann für die Erstellung der Aufnahmen externe Fotografen oder Produktionsunternehmen beauftragen. Eine Weitergabe der Aufnahmen an sonstige Dritte erfolgt ausschließlich im Rahmen der oben beschriebenen Zwecke. Aufnahmen, die nach ihrer Erstellung nicht verwendet werden, werden unverzüglich gelöscht. Verwendete Aufnahmen werden für die Dauer der wirksamen Einwilligung gespeichert. Nach einem Widerruf oder nach Ablauf der üblichen Verwendungsdauer werden sie gelöscht.

Aufnahmen können jedoch auch ohne Einwilligung erfolgen, wenn diese im Rahmen von öffentlichen Veranstaltungen angefertigt werden und eine Verwendung zum Zweck der Berichterstattung in angemessenem Umfang erfolgt. In diesem Fall beruht die Verarbeitung auf dem berechtigten Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die betroffenen Personen haben in diesem Zusammenhang das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen, sofern überwiegende schutzwürdige Interessen vorliegen.

Falls betroffene Personen Fragen zur Datenverarbeitung oder zur Einwilligung haben oder von ihrem Widerrufsrecht Gebrauch machen möchten, können sie sich jederzeit an den Datenschutzbeauftragten oder die verantwortliche Stelle bei QPS wenden.

Sicherstellung der Informationspflichten zum Schutz personenbezogener Daten von gastronomischen Kundinnen und Kunden (Artt. 12–23 DSGVO)

  1. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Q-PRINTS&SERVICE gGMBH (QPS) verarbeitet personenbezogene Daten von Kundinnen und Kunden zur Abwicklung gastronomischer Leistungen. Dies umfasst insbesondere die Bearbeitung von Tischreservierungen, Bestellungen im à la carte- und Veranstaltungsbereich, die Kundenkommunikation sowie die Durchführung von Werbemaßnahmen.

Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen und zur Vertragserfüllung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (z. B. bei Tischreservierungen oder Bestellungen). Werbemaßnahmen basieren auf einer freiwilligen Einwilligung der Kundinnen und Kunden gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

  1. Empfänger der personenbezogenen Daten

Innerhalb von QPS haben ausschließlich diejenigen Stellen Zugriff auf personenbezogene Daten, die diese zur Bearbeitung von Reservierungen, Bestellungen oder Marketingmaßnahmen benötigen. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nur, wenn dies zur Vertragsabwicklung erforderlich ist, beispielsweise an Zahlungsdienstleister oder Lieferanten für Veranstaltungsdienstleistungen. Eine Übermittlung an Empfänger in Drittstaaten oder internationale Organisationen findet nicht statt.

  1. Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten

Personenbezogene Daten werden grundsätzlich bis zum Widerruf der Einwilligung gespeichert, längstens jedoch für 10 Jahre, soweit keine anderslautenden gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen. Tischreservierungsanfragen, die nicht in eine tatsächliche Buchung übergehen, werden spätestens nach 12 Monaten gelöscht.

Ein Anspruch auf Löschung und Einschränkung der Verarbeitung besteht insoweit, als dem keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.

  1. Rechte der betroffenen Personen

Kundinnen und Kunden haben das Recht auf Auskunft über ihre gespeicherten personenbezogenen Daten. Zudem besteht das Recht auf Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten sowie auf Löschung, sofern keine gesetzlichen Pflichten oder berechtigten Interessen entgegenstehen. Sie können die Verarbeitung einschränken oder ihre Einwilligung zur Datenverarbeitung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

  1. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Betroffene Personen haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn sie der Ansicht sind, dass ihre personenbezogenen Daten rechtswidrig verarbeitet wurden. Zuständig ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Königstraße 10a, 70173 Stuttgart, erreichbar unter der Telefonnummer +49 (0) 981 53 1300, per E-Mail an poststelle@lfdi.bwl.de oder über die Website www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de.